ESTE ITEM ESTÁ CONTROLADO POR LA POLÍTICA DE CERO PAPEL. SOLO LA PERSONA ENCARGADA DE TU ÁREA PUEDE HACER LA SOLICITUD.

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BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL

La Cámara de Comercio de Santa Marta para el Magdalena, promoverá la implementación de las siguientes prácticas para promover buenos hábitos de consumo de papel.

Uso racional de papel

Impresión o copia de un documento, sólo por ley.

Los funcionarios de la Cámara de Comercio de Santa Marta para el Magdalena solo podrán realizar la impresión o copias de documentos, si y sólo si las leyes, normas o procedimientos lo indiquen como obligatorio.

Lectura y corrección en pantalla.

Para la elaboración de documentos antes de llegar a la versión final del mismo, se debe utilizar las herramientas tecnológicas disponibles para ello. De esta manera solo se imprime la versión final del documento para su despacho, en caso que corresponda, en caso de ser obligatorio o exigido por alguna norma.

Evitar copias e impresiones innecesarias.

Es importante determinar cuales son aquellos documentos que requieren ser impresos y el número de copias que se requieren del mismo. Siempre que existan medios alternativos para compartir o guardar copias de los documentos, tales como el correo electrónico, la intranet, repositorios de documentos o carpetas compartidas, deben ser utilizados.

Fotocopiar e imprimir a doble cara.

Los funcionarios de la Cámara de Comercio de Santa Marta para el Magdalena deberán utilizar siempre la impresión y fotocopia a doble cara, con excepción de aquellos casos en que normas internas, como las del Sistema de Gestión de Calidad, Programa de Gestión Documental, o requerimientos externos, exijan el uso de una sola cara de la hoja.

Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar.

Se debe utilizar las funciones que permiten reducir los documentos a diferentes tamaños, de tal forma que en una cara de la hoja quepan dos o más páginas por hoja, lo que para revisión de borradores resulta muy apropiado.

Guardar archivos no impresos en el computador.

Los documentos y comunicaciones recibidas y producidas electrónicamente que no requieran ser impresas, podrán almacenarse en el Gestor Documental, y/o en otros dispositivos electrónicos como Discos Duros, memorias USB, CD o Nubes, preferiblemente en formato PDFA.

Reutilizar el papel usado por una cara.

Las hojas de papel impresas por una sola cara deben reutilizarse para toma de notas, impresión de formatos a diligenciar de forma manual, listas de asistencia, entre otros, siempre que la información contenida no sea de carácter reservado o confidencial.

Elegir el tamaño y la fuente pequeños.

Para la producción de documentos internos y externos se recomienda elegir el tipo de letra calibri tamaño 11 y para títulos en tamaño 12, mientras se trabaja en la pantalla de la computadora con un tipo de letra más grande, por ejemplo de 14 o 16, permite aprovechar mejor el área de impresión de las hojas.

Configuración correcta de las páginas.

Antes de imprimir un documento, los funcionarios deben utilizar las opciones revisión y vista previa para asegurarse que el documento se encuentre bien configurado, con la intención de evitar desperdicios de papel por mala configuración de los documentos.

Revisar y ajustar los formatos.

Los líderes de procesos deben comprometerse a mejorar el uso de los espacios en los formatos usados por sus respectivas dependencias, con el fin de lograr usar menores cantidades de papel. Igualmente es necesario la revisión de los procedimientos que se llevan a cabo para identificar la posibilidad de integrar varios documentos o formatos en uno solo, reducir el número de copias elaboradas, entre otras.

Conocer el uso correcto de impresoras y fotocopiadoras.

Los funcionarios gestión TIC´s realizarán entrenamientos programados a los colaboradores de la Entidad, para compartir recomendaciones y tips de buenas prácticas para el mejor uso de los equipos de impresión y fotocopiado.

Reciclar.

La Cámara de Comercio de Santa Marta para el Magdalena implementará las acciones que se encuentren a su alcance para fomentar y promover el reciclaje de los desechos producidos por la Entidad.

Promover la Implementación de Herramientas de Tecnología

Promover el uso de la Intranet

Los funcionarios de la Cámara de Comercio de Santa Marta para el Magdalena deben dar prioridad al uso de las herramientas tecnológicas y plataformas virtuales disponibles en la Entidad para el desarrollo de sus funciones.

Promover el uso del correo electrónico.

Para los funcionarios de la Cámara de Comercio de Santa Marta para el Magdalena el correo electrónico debe constituir la herramienta preferida para compartir información evitando el uso de papel, por lo tanto, no se podrán imprimir correos electrónicos a menos que sea estrictamente indispensable, y en caso de necesitar la impresión, revisar el documento y eliminar aquello que no aporte información importante, como los textos de “este mensaje puede contener información confidencial…”, entre otros.

Herramientas de colaboración

Los funcionarios de la Cámara de Comercio de Santa Marta para el Magdalena fomentarán la utilización de herramientas, tales como espacios virtuales de trabajo, documentos compartidos virtualmente, programas de mensajería instantánea, entre otros, que pueden ofrecer oportunidades importantes para intercambiar información de forma rápida y efectiva, evitando la utilización del papel. Es importante, implementar las medidas de seguridad necesarias para garantizar que no se ponga en riesgo la información que manejan en sus bases de datos.

Aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo y gestión de contenido.

El elemento más importante para disminuir la utilización del soporte en papel es el empleo de documentos electrónicos, bien sea que estos hayan sido escaneados desde un original en físico (mediante la aplicación del protocolo de digitalización) o que hayan sido creados mediante aplicaciones ofimáticas u otras herramientas informáticas. La Cámara de Comercio de Santa Marta para el Magdalena, para garantizar la correcta administración de estos documentos electrónicos de archivo, proveerá una aplicación que permita su captura, registro, clasificación, archivo, que controle el acceso, facilite la publicación y recuperación así como su disposición final, con todas las medidas de seguridad necesarias.

Firmas de documentos electrónicos.

El artículo 7 de la Ley 527 de 1999 establece que “cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado”. Los funcionarios de la Cámara de Comercio de Santa Marta para el Magdalena deberán firmar los documentos producidos y recibidos de manera electrónica, a través de la utilización de una herramienta tecnológica definida por la política de gestión documental para el estampado de la firma manuscrita digitalizada, o la firma electrónica equivalente.

Radiación de documentos electrónicos.

Los funcionarios de la Cámara de Comercio de Santa Marta para el Magdalena deberán utilizar el sistema de gestión documental para la radicación de documentos electrónicos o enviarlos al correo de correspondencia, la correspondencia saliente que deba ser remitida por correo electrónico, no debe imprimirse para estampar el número de radicación, a menos que por alguna razón sea necesario. La correspondencia recibida por correo electrónico no se imprimirá para su radicación.